【2026年調査】管理部門（バックオフィス）の生成AI活用実態｜利用率・使い方・成果・課題を解説

管理部門のAI活用｜議事録・集計・資料が中心

全体では、オフィス系7職種の利用率は約67%、毎日〜週数回の高頻度利用が約77%を占めます（上図）。その中で管理部門の利用率は61.1%で、7職種中6位。数字だけ見ると控えめですが、使っている人はしっかり業務に活かしています。

全体の傾向とは別に、管理部門職100人が実際に使っている業務を並べると次のようになります。

用途	使っている人の割合
議事録の作成	55%
データ集計・分析	50%
社内資料の作成	49%

※複数回答・管理部門職100人ベース

議事録、集計、資料作成など、手順の決まった定型業務でよく使われています。

利用率は控えめでも、成果は7職種で上位

上の図は、7職種を利用率・生産性・成果実感で並べたものです。全体で見ると、利用率の高さと成果実感は必ずしも一致しません。管理部門はその好例で、利用率は6位ながら、生産性が「明確に上がった」割合は23%と、7職種で3番目に高い水準です（成果・品質は21%）。

背景には、業務の性質があります。議事録や集計、定型資料の作成は手順が決まっており、AIに任せたときの効果が見えやすい。使えば成果につながりやすい職種だといえます。

使い方の4レベル｜定型業務は型にしやすい

AIの使い方は、業務への組み込み度合いで4段階に分けられます（L1 チャットで質問／L2 チャットで作成／L3 覚えさせて実行／L4 AIエージェント化）。全体では約7割がチャットで完結するL1・L2にとどまります。

管理部門に絞って4レベルの分布を見ると、次のようになります。

活用レベル	管理部門の割合
L1 チャットで質問	30%
L2 チャットで作成	39%
L3 覚えさせて実行	23%
L4 AIエージェント化	8%

※管理部門職100人ベース

自社の情報や手順を覚えさせて繰り返し使うL3に到達した層は23%で、7職種の中でも高いほうです。扱う業務は手順が明確なものが多く、いったん自社のフォーマットやルールを覚えさせれば、繰り返し同じ品質で任せやすい。定型業務が多いことは、AIエージェント化を進めやすい追い風でもあります。

成果を分ける「深さ」｜チャット止まりとの差は約3.8倍

使い方の深さは、成果に大きく効きます。全職種で見ると、チャット止まり（L1＋L2）の層で生産性が明確に向上した人は14.3%。AIエージェント化（L4）の層では54.3%と、約3.8倍になります。

活用レベル	生産性が明確に向上	成果・品質が明確に向上
L1 チャットで質問	13.8%	19.2%
L2 チャットで作成	14.5%	16.3%
L3 覚えさせて実行	19.4%	17.1%
L4 AIエージェント化	54.3%	44.3%

この関係は、管理部門の中だけを見ても表れています。チャット止まりの層で生産性が明確に向上した人は14.5%、L3・L4まで進んだ層では41.9%と、約2.9倍の開きがあります（L3・L4はn=31の参考値）。定型業務を覚えさせて任せる段階に進むほど、成果が積み上がる構図です。

管理部門は、使えば成果につながりやすい職種です。定型業務を覚えさせて任せる段階に進めば、成果はさらに積み上がります。

なお、これはクロス集計による相関であり、因果を示すものではありません。ただ、成果を実感している層ほど使い方が深い傾向は、管理部門でも共通しています。

管理部門の詰まり方｜ルール・セキュリティの壁

上の図は、7職種全体で見た課題の全体像です。個人の課題は「どこまで任せてよいか判断できない」「出力の質」「毎回の指示・調整の手間」が上位に並びます。

管理部門に絞ると、個人の課題で最も多いのは「どこまでAIを活用していいか判断できない」で35%。経理・人事・法務など機微な情報を扱う業務が多く、AIに任せてよい範囲の線引きが難しいことが表れています。組織の課題でも「AI活用が個人任せ」（28%）に続いて、「セキュリティ制限で業務に合うツールが使えない」（24%）「利用ルール・ガイドラインがない」（23%）が上位に挙がります。管理部門は、こうしたセキュリティやルールの壁に当たりやすい職種です。裏を返せば、扱ってよいデータの範囲や運用ルールを整えられれば、定型業務の多さを追い風に、AIエージェント化を大きく進められる領域です。

※個人・組織の課題はいずれも複数回答（合計は100%を超えます）。